ഡെലിഗേറ്റ് ചെയ്യുക എന്നത് എളുപ്പമുള്ള കാര്യമല്ല. നിരന്തരം പരിശീലിക്കുകയും മെച്ചപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യേണ്ട കാര്യമാണ്. ശരിയായ വ്യക്തികളെ കണ്ടെത്തി അവർക്ക് ശരിയായ ഉത്തരവാദിത്വങ്ങൾ നൽകിക്കൊണ്ട് മെച്ചെപ്പെടുത്തുവാനും ശാക്തീകരിക്കുവാനും ഡെലിഗേഷണിലൂടെ (things to take care while delegating) സാധിക്കണം.
1. Identify the task to be delegated
എല്ലാ ജോലികളും ഡെലിഗേറ്റ് ചെയ്യുവാൻ സാധിക്കില്ല.
ചില കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യാൻ പ്രത്യേക സ്കില്ലുകളും അറിവും ആവശ്യമായിട്ടുണ്ടാകും. നിങ്ങളുടെ ജീവനക്കാരുടെ ശക്തികളും വീക്നെസ്സുകളും എന്തെല്ലാമാണെന്ന് മനസ്സിലാക്കുകയും അതിനെ അടിസ്ഥാനപ്പെടുത്തി ജോലികൾ ഡെലിഗേറ്റ് ചെയ്യുക. നിങ്ങളുടെ അധികമായ ഇടപെടലുകൾ ആവശ്യമില്ലാത്തതും അമിതമായ മേൽനോട്ടം ആവശ്യമില്ലാത്തതുമായ ദൈനംദിന ടാസ്ക്കുകൾ ആദ്യം ഡെലിഗേറ്റ് ചെയ്യുക.
2. Make them clear about outcomes and Results
ചില കാര്യങ്ങൾ ചുമതലപ്പെടുത്തുന്നതിനെ മാത്രമല്ല ഡെലിഗേഷൻ കൊണ്ട് ഉദ്ദേശിക്കുന്നത്. നിങ്ങൾ ഏൽപ്പിക്കുന്ന ജോലിയെക്കുറിച്ചും അതിൽ നിന്നും ഉണ്ടാകേണ്ട റിസൾട്ടുകളെക്കുറിച്ചും ഡെലിഗേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്ന ജീവനക്കാരന് വ്യക്തത ഉണ്ടാക്കുക. സ്ഥാപനത്തിന്റെ ഗോളുകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് കിടക്കുന്ന ടാസ്ക്കുകളാണ് അവ എന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തണം. ഇത്തരത്തിൽ തുടക്കം മുതൽ താൻ ചെയ്യുന്ന ജോലികൾ ഏത് രീതിയിൽ സ്ഥാപനത്തിന്റെ വളർച്ചയെ സ്വാധീനിക്കുന്നു എന്ന് മനസ്സിലാക്കിക്കൊടുക്കുക. സ്ഥാപനം എന്ത് പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു എന്ന് വ്യക്തമാക്കുന്നത് അവരെ കൂടുതൽ ഉത്തരവാദിത്വമുള്ളവരാക്കി മാറ്റും.
3. Provide them Right Resources and Authority
ഏല്പിച്ചിരുക്കുന്ന ടാസ്ക്കുകൾ മികച്ച രീതിയിൽ പൂർത്തിയാക്കുന്നതിന് അനുയോജ്യമായ ടൂളുകളും റിസോഴ്സുകളും അവർക്ക് നൽകുക. ഒപ്പം ടാസ്ക്കുമായി ബന്ധപ്പെട്ട തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുവാനുള്ള പൂർണ്ണ ഉത്തരവാദിത്വവും അധികാരവും അവർക്ക് നൽകുക. ശരിയായ ടൂളുകൾ അവരുടെ പക്കൽ ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നതും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുവാനുള്ള അധികാരം നൽകുന്നതും ടാസ്ക്കിലെ അവരുടെ ഉത്തരവാദിത്വം വർധിപ്പിക്കും.
4. Communicate
നിങ്ങൾ ചുമതലപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന വ്യക്തിയുമായി മികച്ച ആശയവിനിമയം നിലനിർത്തുക. അവരെ കൃത്യമായി മോണിറ്റർ ചെയ്യുന്നതോടൊപ്പം, ടാസ്ക്കുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പുരോഗതി മനസ്സിലാക്കുവാനും, ഫീഡ്ബാക്കുകൾ നൽകുവാനും, തെറ്റുകൾ മനസ്സിലാക്കിക്കൊടുക്കുന്നതിനും, മെച്ചപ്പെടുത്തേണ്ട കാര്യങ്ങൾ പറയുന്നതിനും സുഖപ്രദമായ ഒരു ആശയവിനിമയ ചാനൽ സ്ഥാപിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് സാധിക്കണം. അതുപോലെ അവരിൽ നിന്നും തുറന്ന അഭിപ്രായങ്ങളും ഫീഡ്ബാക്കുകളും തിരികെ സ്വീകരിക്കുവാനും സാധിക്കണം.
5. Appreciate their success and allow them to fail
ടാസ്ക്കുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കാര്യങ്ങളിലെ ഓരോ പുരോഗതിയും വിജയവും മികച്ച രീതിയിൽ അഭിനന്ദിക്കുന്നതോടൊപ്പം തന്നെ, പരാജയങ്ങൾ ഉണ്ടാകുമ്പോൾ പൂർണ്ണ പിന്തുണ നൽകി അവരെ നയിക്കണം. ഉയർച്ചകളിൽ മാത്രമല്ല താഴ്ചകളിലും അവർക്ക് പിന്തുണ നൽകുക. ഒരു പുതിയ കാര്യങ്ങൾ ഏറ്റെടുത്ത് ചെയ്യുമ്പോൾ പരാജയങ്ങൾ സംഭവിക്കുക സ്വാഭാവികമാണ്. ഈ അവസരങ്ങളിൽ ഒരു മികച്ച ലീഡർ എന്ന നിലയിൽ അവർക്ക് പൂർണ്ണ പിന്തുണ നൽകുക.